Privacy

Informativa Privacy ex Regolamento UE 2016/679

e D. Lgs. 101/2018

Aggiornata al 29/06/2018

Soggetti interessati: clienti, fornitori, candidati per posizioni lavorative, utenti del sito web.

Premessa / Introduzione

Hotel Onda Marina S.n.c. di Villa Ettore e C., P. Iva 01971790405, con sede in 47843 – Misano Adriatico (RN), Via Petrarca n. 8, (di seguito, per semplicità “Hotel Onda Marina” o “il Titolare”), si impegna al meglio delle proprie possibilità per la tutela dei Dati Personali.

Come noto, dal 25 maggio 2018 è divenuto operativo il nuovo Regolamento Europeo in materia di Privacy (GDPR 2016/679), e Hotel Onda Marina ha svolto le necessarie attività di adeguamento.

Di seguito viene quindi riportata la nostra informativa rilasciata ai sensi del GDPR e del D. Lgs. 101/2018, in cui vengono descritte le modalità con le quali raccogliamo e trattiamo i Dati Personali.

Ci preme altresì comunicare che la politica sulla Privacy di Hotel Onda Marina potrebbe essere oggetto di modifiche a seguito dell’emanazione di nuove normative e/o dell’introduzione di nuovi servizi. Invitiamo quindi a controllare periodicamente eventuali modifiche/aggiornamenti della nostra informativa sul nostro sito www.ondamarina.net.

Cosa si intende per Dato Personale

Per “Dato Personale” si intende ogni informazione idonea ad identificare, o rendere identificabile senza sostenere un significativo sforzo, una persona fisica. Sono esempi di Dati Personali nome, cognome, data e luogo di nascita, codice fiscale, l’indirizzo di residenza e dati bancari.

Cosa si intende per trattamento

Per “trattamento” si intendono tutte quelle operazioni aventi ad oggetto Dati Personali, dalla loro acquisizione alla loro distruzione, tra le quali appunto: raccolta, registrazione, organizzazione, conservazione, consultazione, elaborazione, modificazione, selezione, estrazione, raffronto, utilizzo, interconnessione, blocco, comunicazione, diffusione, cancellazione e distruzione dei Dati.

Chi sono i titolari, responsabili e incaricati del trattamento dei Dati Personali

Il Titolare del trattamento dei Dati Personali è Hotel Onda Marina S.n.c. di Villa Ettore e C., P. Iva 01971790405, con sede in 47843 – Misano Adriatico (RN), Via Petrarca n. 8, contattabile a mezzo mail all’indirizzo info@ondamarina.net, oppure telefonando allo 0541 614202.

Hotel Onda Marina NON è obbligato alla nomina di un DPO (Data Protection Officer) ai sensi degli artt. 37 e ss. del GDPR.

L’elenco aggiornato di eventuali responsabili interni e/o esterni e degli incaricati del trattamento è custodito presso la sede legale del Titolare del trattamento.

Quali Dati Personali trattiamo

Hotel Onda Marina tratta i dati dei propri clienti o potenziali tali, quali per esempio nome, cognome, data e luogo di nascita, indirizzo, dati carta di credito, codice fiscale, che vengono comunicati per esempio quando si procede con una prenotazione, quando si emettono le ricevute fiscali, per rispondere alle richieste di informazioni o di preventivo, o che vengono raccolti durante il soggiorno dell’interessato.

Hotel Onda Marina tratta anche i Dati Personali dei propri fornitori o dei dipendenti di propri fornitori, laddove questi siano appunto persone fisiche. Tali dati vengono raccolti da Hotel Onda Marina in occasione della stipula o dell’esecuzione dei contratti aventi ad oggetto i servizi necessari per lo svolgimento dell’attività sociale, oppure durante le attività precontrattuali di tali contratti.

Laddove dovessero essere forniti dati di terze persone (compresi quelli di soggetti inferiori ad anni 16), chiediamo di svolgere le attività necessarie affinché detta comunicazione e il nostro successivo trattamento avvengano nel rispetto della normativa applicabile, per cui, ad esempio, prima di fornirci i Dati Personali di terzi, questi dovranno essere informati e dovrà essere ottenuto il consenso al trattamento, se richiesto dalla suddetta normativa.

In caso di invio facoltativo, esplicito e volontario di comunicazioni agli indirizzi del Titolare, sarà acquisito successivamente l’indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché gli eventuali altri Dati Personali inseriti nella comunicazione.

Hotel Onda Marina tratta Dati Personali comuni e particolari dei propri dipendenti, quali per esempio nome, cognome, indirizzo e-mail e certificati medici. A tal proposito si specifica che a ciascun dipendente viene sottoposta e fatta sottoscrivere autonoma informativa privacy debitamente conservata in originale dal Titolare.

Laddove sia stato fornito espresso consenso da parte degli interessati o questi abbiano acquistato in passato servizi forniti da Hotel Onda Marina attraverso l’uso di una mail (cd. Soft spamming), il Titolare può trattare i Dati Personali degli interessati per svolgere attività promozionale.

In caso di invio di curricula inviati spontaneamente agli indirizzi del Titolare, i Dati Personali ivi contenuti saranno acquisiti e trattati per valutare i profili dei candidati.

I Dati Personali vengono inoltre raccolti e trattati attraverso l’utilizzo di cookies presenti sul sito web del Titolare.

Come vengono trattati i Dati Personali

Il trattamento dei Dati Personali da parte di Hotel Onda Marina è improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza, limitazione delle finalità, minimizzazione, esattezza, limitazione nella conservazione, integrità e riservatezza, principi tutti sanciti dall’art. 5 del Nuovo Regolamento.

I Dati Personali sono sottoposti a trattamento sia cartaceo che telematico ed informatico. In ogni caso viene garantita la sicurezza, l’integrità e la riservatezza dei dati nel rispetto delle misure organizzative fisiche e logiche, previste dalle disposizioni vigenti, in modo da ridurre al minimo i rischi di distruzione o perdita, accesso NON consentito, modifica e divulgazione NON autorizzata nel rispetto delle modalità di cui agli artt. 6 e 32 del GDPR.

Hotel Onda Marina NON svolge attività di profilazione, salvo l’utilizzo di cookies a ciò destinati, ed in nessun caso i dati saranno diffusi senza previo consenso dell’interessato.

Perché trattiamo i Dati Personali

I Dati Personali vengono raccolti e trattati, senza necessità di richiedere uno specifico consenso, per le seguenti finalità:

Per l’espletamento delle necessarie attività precontrattuali (es. invio di preventivi, accordi precontrattuali) (base giuridica esecuzione di misure precontrattuali);
Per adempiere a obblighi contrattuali e fiscali (es. gestire una prenotazione o emettere fatture) (base giuridica obbligo contrattuale);
Per la tutela del nostro patrimonio e/o la difesa dei nostri diritti sulla base di un nostro legittimo interesse (base giuridica diritto di difesa in giudizio / legittimo interesse);
Per adempiere a obblighi di legge e richieste delle autorità, nonché per rispettare le normative per prevenzione delle frodi, dell’attività di riciclaggio, etc. (base giuridica obbligo di legge);
Per inviare comunicazioni elettroniche (e-mail) relative ai nostri servizi e/o prodotti (marketing diretto), laddove l’utente abbia già acquistato in passato detti servizi e prodotti attraverso l’uso di una mail (cd. Soft spamming), oppure laddove l’utente ci abbia fornito specifico consenso. Sarà in ogni caso possibile opporsi alla ricezione di dette offerte scrivendoci una mail, oppure attraverso la procedura OPTOUT sempre disponibile nelle suddette comunicazioni (base giuridica del trattamento legittimo interesse del Titolare o il consenso). Specifiche informative di sintesi, se necessario, all’occorrenza verranno riportate o visualizzate nelle pagine del sito predisposte per particolari ulteriori servizi a richiesta;
Per la valutazione del profilo dei candidati e della selezione degli stessi, nel caso dell’invio spontaneo di curricula (base giuridica esecuzione di misure precontrattuali);
Per riscontrare le richieste formulate dagli utenti del sito web (base giuridica esecuzione di misure precontrattuali).

Nel determinare i casi nei quali si ritiene sussistere un legittimo interesse di Hotel Onda Marina, operiamo un bilanciamento tra gli eventuali opposti interessi, ovvero:

Quello di Hotel Onda Marina a svolgere una tipica attività riconducibile al proprio core business, e
Quello di privacy di un interessato.

Hotel Onda Marina si riterrà titolare di un legittimo interesse unicamente laddove i diritti dell’interessato NON dovessero risultare in contrasto e prevalenti rispetto al proprio interesse. A tal fine, particolare attenzione verrà posta alle ragionevoli aspettative di un interessato in base alla sua relazione con il Titolare.

Laddove sia stato prestato consenso per uno specifico trattamento di Dati Personali, questo potrà essere liberamente revocato in qualsiasi momento da parte dell’interessato.

Obbligo di fornire i Dati Personali

Il conferimento dei dati per le finalità di cui ai punti a), b), e), f), g) della clausola 7 che precede NON è obbligatorio. Tuttavia, In loro assenza, NON potremo garantirti l’esecuzione dei contratti e dei servizi richiesti.

Il conferimento è invece obbligatorio per le finalità di cui alle lettere c), d) della clausola 7 che precede.

A chi comunichiamo i Dati Personali

Senza la necessità di un espresso consenso, Hotel Onda Marina potrà comunicare i Dati Personali per le finalità sopra indicate a Prefetture, Organismi di vigilanza (quale l’IVASS), Autorità giudiziarie, a società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, nonché a quei soggetti ai quali la comunicazione sia obbligatoria per legge per l’espletamento delle finalità dette.

Detti soggetti tratteranno i dati nella loro qualità di autonomi titolari del trattamento.

I Dati Personali NON saranno diffusi, senza specifico consenso dell’interessato.

Chi accede ai Dati Personali

I Dati Personali potranno essere resi accessibili per le finalità sopra indicate:

A dipendenti e collaboratori del Titolare, nella loro qualità di incaricati e/o responsabili interni del trattamento e/o amministratori di sistema;
A società terze o altri soggetti (a titolo indicativo, istituti di credito, studi professionali, consulenti, società di assicurazione per la prestazione di servizi assicurativi, etc.) che svolgono attività in outsourcing per conto di Hotel Onda Marina, nella loro qualità di responsabili esterni del trattamento.

Dove conserviamo e trasferiamo i Dati Personali

I dati saranno trattati e conservati presso la sede di Hotel Onda Marina, ovvero Misano Adriatico (RN), Via Petrarca n. 8, oppure nelle sedi dei soggetti esterni coinvolti nel trattamento ai sensi dei paragrafi che precedono.

I Dati Personali sono conservati su server ubicati all’interno dell’Unione Europea.

Resta in ogni caso inteso che Hotel Onda Marina, ove si rendesse necessario, avrà facoltà di spostare i server anche extra-UE. In tal caso, Hotel Onda Marina assicura sin d’ora che il trasferimento dei dati extra-UE avverrà in conformità alle disposizioni di legge applicabili, previa stipula delle clausole contrattuali standard previste dalla Commissione Europea o in conformità al Privacy Shield, per quei Paesi che NON hanno ricevuto una decisione di adeguatezza da parte della Commissione Europea.

Per quanto conserviamo i Dati Personali

I Dati Personali saranno conservati nel rispetto dei principi di proporzionalità e necessità, e comunque fino a che NON siano state perseguite le finalità del trattamento.

Ad ogni modo, i tempi di conservazione variano a seconda della tipologia di trattamento, come riportato nella tabella che segue.

Trattamento	Tempo di conservazione
_gat_gtag_UA_173440440_1	Fino alla durata della sessione di navigazione
_gid	1 giorno
_ga	730 giorni
Dati di navigazione	Fino alla durata della sessione di navigazione
Invio preventivi	5 anni
Vendita di prodotti, fornitura di servizi, acquisti di prodotti e servizi	Per la durata del rapporto contrattuale
Vendita di prodotti, fornitura di servizi, acquisti di prodotti e servizi una volta cessato il rapporto	11 anni successivi alla conclusione del rapporto
Tutela del patrimonio – difesa dei diritti	11 anni successivi alla conclusione del rapporto
Invio di informazioni ad autorità pubbliche	11 anni successivi alla conclusione del rapporto
Riscontro delle mail	5 anni
Valutazioni di candidati	I dati contenuti nei curricula inviati spontaneamente saranno cancellati dopo 6 (sei) mesi dalla loro ricezione.
Invio di comunicazioni elettroniche a soggetti potenzialmente interessati ai servizi o che hanno fornito il consenso per l’iscrizione al servizio di newsletter	Fintantoché il titolare NON revochi il consenso o chieda la cancellazione, e comunque per NON oltre 6 anni

Decorso il periodo di conservazione, i Dati Personali saranno cancellati.

Quali sono i diritti dell’interessato

Nella qualità di interessato, si ha diritto di:

Sapere se il Titolare detiene e/o tratta i dati, ottenere l’indicazione relativa a: origine, categoria, finalità e modalità del trattamento, destinatari ai quali essi possono essere comunicati, logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, periodo di loro conservazione, nonché accedervi integralmente anche ottenendone copia (art. 15 Diritto all’accesso);
Ottenere la rettifica dei Dati Personali inesatti che riguardano l’interessato e l’integrazione di quelli incompleti (Art. 16 Diritto di rettifica);
Ottenere la cancellazione dei Dati Personali in possesso del Titolare se sussiste uno dei motivi previsti dal Nuovo Regolamento (art. 17 Diritto alla Cancellazione);
Chiedere al Titolare di limitare il trattamento solo ad alcuni Dati Personali, se sussiste uno dei motivi previsti dal Nuovo Regolamento (Art. 18 Diritto alla limitazione del trattamento);
Sapere quali siano i destinatari cui sono state comunicate le eventuali rettifiche o cancellazioni o limitazioni del trattamento (art. 19 Obbligo di notifica);
Richiedere e ricevere tutti i Dati Personali, in formato strutturato, di uso comune e leggibili da dispositivo automatico oppure richiedere la trasmissione ad altro titolare senza impedimenti (Art. 20 Diritto alla Portabilità);
Opporsi in tutto o in parte al trattamento dei dati per finalità di marketing (invio di materiale pubblicitario, vendita diretta, ricerche di mercato e comunicazione commerciale) e per finalità di profilazione connessa a tale marketing (art. 21 Diritto di opposizione).

L’interessato ha infine il diritto di presentare reclamo / istanza direttamente all’Autorità Garante dei Dati Personali, con sede in Piazza Venezia n. 11 – 00186 ROMA, tel. (+39) 06.696771 e Fax: (+39) 06.69677.3785.

L’esercizio dei diritti descritti nel presente paragrafo è totalmente gratuito, salvi i casi in cui in determinate circostanze viene riconosciuto al titolare il diritto di applicare costi.

Come possono essere esercitati i diritti dell’interessato

L’interessato potrà, in qualsiasi momento, esercitare i propri diritti inviando:

Una raccomandata a.r. indirizzata a: Hotel Onda Marina S.n.c. di Villa Ettore e C., P. Iva 01971790405, con sede in 47843 – Misano Adriatico (RN), Via Petrarca n. 8; oppure
Una e-mail all’indirizzo: info@ondamarina.net